Conditions de participation
 


Vevey Riviera Food Festival

Dates
19, 20 & 21 mai 2017

Lieu
Quai Perdonnet
1800 Vevey

Horaire d’ouverture
vendredi 19 mai 17h-24h
samedi 20 mai 11h-24h

dimanche 21 mai 11h-17h

Le festival aura lieu par tous les temps.
La vente de boisson est interdite.

Pour cette édition nous acceptons 3 catégories d'exposants: Food Trucks, artisans du terroir et restaurateurs de la région


Notre esprit : L’objectif du festival est que les visiteurs viennent pour déguster un maximum de mets différents, les portions et les prix doivent donc être le plus raisonnable possible. Ces conditions sont très importantes pour nous et pour le succès de l’événement, nous comptons sur vous pour les respecter. De plus, nous vous recommandons de proposer une carte la plus réduite possible afin de faciliter votre logistique et la rapidité de votre service.
 

1.     Montage et démontage
Le montage commencera le vendredi 19 mai à 10h.
Le démontage commencera le dimanche 21 mai dès 17h, et il faudra avoir quitter les lieux le soir même.
Un horaire précis sera envoyé aux Food Trucks et stands sélectionnés.
IMPORTANT : Un démontage avant l’heure de fin officielle n’est pas autorisé.
IMPORTANT : La nourriture doit être suffisante pour tenir jusqu’à la fin du festival. Sachez vous adapter en fonction de la météo.


2.     Infrastructure et technique
Les installations suivantes seront mises à disposition :
- Éclairage général du lieu (prévoyez la lumière pour éclairer votre propre Food Truck / stand)
- Source et panneaux électrique afin de brancher votre Food Truck / stand.
- Containers pour le tri des déchets et du recyclage, vidés régulièrement. Le traitement des ordures est inclus dans le prix.
- Une station de nettoyage avec un accès à l’eau courante (il n’y aura pas d'accès individuel à l’eau). Nous comptons sur chacun pour que la station de lavage reste propre. Aucun produit de nettoyage ou matériel de séchage ne sera fourni.
- Toilettes


 3.     Électricité
Il est très important de nous indiquer votre nécessité en électricité et la liste exhaustive de vos appareils électriques. Les organisateurs ne pourront pas garantir de connections pour tous les appareils électriques non annoncés à l’avance. N'oubliez pas d'annoncer les éventuelles lumières que vous aurez sur votre stand et de choisir des options à basse consommation, tel les LED. Chaque Food Truck / stand doit apporter ses câbles, rallonges et adaptateurs pour se connecter aux panneaux électriques. Il s’agit de câble d’un minimum de 20m.
IMPORTANT: Nous exigeons que tous les Food Truck / stands utilisent du matériel professionnel étanche pour usage extérieur. Des coupures de courant peuvent avoir lieu pendant l’événement. Les organisateurs ne prennent pas la responsabilité d’une éventuelle perte de ventes sur cette phase.


 4.     Ordre et nettoyage
Chaque participant doit maintenir son Food Truck / stand propre tout au long de la manifestation et doit laisser son espace entièrement propre le dimanche soir en quittant les lieux.
IMPORTANT: interdiction absolue de déverser de l’huile dans les éviers, les toilettes ou les égouts sous peine d'amende. Des bidons sont mis à disposition à cet effet à la centrale de déchets.
IMPORTANT: une protection au sol est obligatoire pour tous les Food Truck / stands qui risqueraient de tacher le sol (huile, graisse, autre). En cas de dégâts, les frais seront refacturés.


5.     Déchets
Chaque Food Truck / stand doit se munir d’une poubelle pour ses propres déchets. Des containers pour les déchets des stands ainsi que les déchets des visiteurs seront mis à disposition. Le PET, le verre, le carton, les déchets incinérables et l'huile doivent être jetés dans les containers réservés à cela.



6.     Vaisselle et couverts
Chaque Food Truck / stand est responsable de ses fournitures et de son approvisionnement. Pour la vaisselle et les couverts, il est recommandé de choisir une option jetable provoquant un minimum de déchet, ou de choisir une option éco responsable.

 
7.     Hygiène
IMPORTANT : Chaque stand est responsable de garantir une hygiène irréprochable de son équipement et de sa nourriture et doit être aux normes des exigences sanitaires du Canton de Vaud. Chacun doit être obligatoirement annoncé au SCAV en remplissant
ce formulaire. Un contrôle sanitaire aura lieu.
Chaque Food Truck / stand doit obligatoirement avoir sur son emplacement un bidon d'eau avec du savon pour se laver les mains ainsi qu'un thermomètre dans son frigo. Si le règlement n’est pas respecté, votre participation sera définitivement refusée pour toutes les prochaines éditions.
 

8.     Sécurité
Pendant les 3 jours de l’événement, une sécurité 24h/24h sera mise en place. Cependant aucun vol ou dégât ne sera prise en charge par les organisateurs. Les Food Trucks / stands doivent être responsables de leurs valeurs.
Pour tous ceux qui comptent cuisiner sur place, il est obligatoire d'être équipé d’une couverture anti-feu (si friteuse/huile/graisse) et/ ou d’un extincteur (si feu ouvert, gaz).

 
9.     Frais d’inscriptions et autres coûts

a.     Frais de participation
Le prix pour un espace est de 10% du chiffre d’affaires, avec un acompte minimum pour les 3 jours de l’événement qui sera à payer par transfert bancaire au préalable:
Acompte Food Truck: 800 CHF
Acompte Stand Terroir et Stand restaurateur: 700 CHF
Après confirmation de votre inscription par les organisateurs, vous devrez payer l’acompte dans les 7 jours. Ce n’est qu’à ce moment que votre espace pour votre Food Truck / stand sera garanti. Le cas échéant, sans réception du virement, l’espace sera remis au prochain sur la liste d’attente des participants. Il n’y aura qu’un seul rappel.
=> Le solde du paiement, qui complètera l’équivalent des 10% de votre chiffre d’affaires, devra être payé par transfert bancaire dans les 7 jours suivant la manifestation.
=> Les acomptes ne sont pas remboursés

Exemple de calcul 1 :
Vous louez un espace.
Vous vendez vos plats pendant 3 jours pour un chiffre d'affaire total de 10'000 CHF
Vous devez 10% de votre chiffre d’affaires pour la location de l’espace, donc 1'000 CHF.
En déduisant à ce montant l'acompte initial, un Food Truck devra verser encore 200 CHF (1'000-800=200 CHF) et un Stand devra quant à lui verser 300 CHF (1'000-700=300 CHF).

Exemple de calcul 2 :
Vous louez un espace.
Vous vendez vos plats pendant 3 jours pour un total de 5000 CHF
Vous devez 10% de votre chiffre d’affaires pour la location de l’espace, donc 500 CHF.
Vous avez déjà payé 800 CHF pour un Food Truck ou 700 CHF pour un stand lors de votre inscription, vous n’avez donc plus rien à payer.

 Précisions : cette manière de calculer les cotisations est totalement basée sur la confiance. Nous ne pourrons pas vérifier vos chiffres d’affaires en détail, étant donné qu’il n’y aura pas de système de caisse centralisé. Nous comptons sur votre collaboration. Nous voulons donner la possibilité aux plus petits exposants de participer, et de cette manière nous créons une situation d’équité pour tous. Nous sommes nous aussi des gastronomes et sommes entourés de gens qui ont une bonne capacité pour estimer les chiffres d’affaires. Si nous avons l’impression que les chiffres annoncés sont volontairement faussés, nous reverrons notre sélection des participants lors de la prochaine édition.

b.     Désistement
Une fois inscrits, les Food Trucks / stands s’engagent à participer. En cas de désistement, les frais d’inscription ne pourront pas être remboursés.
 

10.     Installation Stands
Stands du terroir: les organisateurs installeront pour chacun de vous un stand de marché couvert qui est composé d'une table de 3mx1m et d'un toit en toile rayé jaune et blanc. Une guirlande de lumière sera également installée pour vous au préalable. Il vous suffira d'amener de quoi nommer et décorer votre stand pour le rendre le plus attractif possible.
Stands de restaurateurs: les organisateurs vous mettront à disposition une tente de 3mx3m, ainsi qu'une table et un frigo (hauteur 158cm, longueur 62cm, profondeur 62cm, volume 305lt., 4 tablars de rangement). Vous trouverez sur la page d'inscription du site un lien avec des idées pour décorer votre stand. Pensez à lui donner un maximum de caractère pour surprendre et attirer le public.

 

11.     Assurance
Assurance pour les personnes et les dégâts matériels: Chaque stand doit avoir une assurance responsabilité civile suffisante pour le dédommagement de tiers personnes. Les teneurs de Food Truck / stand ne peuvent facturer aucune responsabilité contre les organisateurs.
Les organisateurs ne prennent pas la responsabilité en cas de vols, ni pendant les heures d'ouverture du festival, ni pendant la nuit.
Si le festival devait être annulé pour raison extrême (catastrophe naturelle ou politique), les organisateurs ne pourront pas accepter de réclamations et ne pourront rembourser les frais d’inscriptions. S’il pleut, le festival aura quand même lieu.

 

12.     Communication et droit d’utilisation de l’image
Tous les exposants peuvent communiquer l’événement par tous les médias. Une invitation Facebook ainsi que des flyers imprimés vous seront envoyés. Il est recommandé à tous les exposants de communiquer un maximum avant l’événement, par des mailings ou autre moyens directs.


13.     Places de parking
Il n’y a pas de parking mis à disposition pour l’événement.

 

14.     Personne de contact
Pour toute question dirigez vous toujours vers Pascale Clemann ou Lara Mai Vo Van.

 
Ce règlement peut être soumis à des changements. Consultez-le régulièrement.