Conditions de participation
Vevey Riviera Food Festival 2018
 

Vevey Riviera Food Festival
Edition 3

Dates
1, 2 & 3 juin 2018

Lieu
Quai Perdonnet
1800 Vevey

Horaire d’ouverture
vendredi :      17h-24h
samedi :        11h-24h
dimanche :   11h-21h

Le Festival aura lieu par tous les temps.
La vente de boisson est interdite.

Notre esprit : L’objectif du Festival est que les visiteurs viennent déguster un maximum de mets différents, les portions et les prix doivent donc être le plus raisonnable possible. Nous vous recommandons vivement de proposer des portions dégustation à petit prix. Ces conditions sont très importantes pour nous et pour le succès de l’événement, nous comptons sur vous pour les respecter. De plus, nous vous recommandons de proposer une carte la plus réduite possible afin de faciliter votre logistique et la rapidité de votre service.
IMPORTANT : La nourriture doit être suffisante pour tenir jusqu’à la fin du Festival. Sachez vous adapter en fonction de la météo.

Sont acceptés comme exposants :

• Food Trucks
• Restaurateurs
• Traiteurs
• Cafetiers
• Artisans du terroir
• Boutiques culinaires

1.     Frais d’inscriptions et autres coûts

a.     Frais de participation
Le prix pour un espace est de 10% du chiffre d’affaires, avec un acompte minimum pour les 3 jours de l’événement qui sera à payer par transfert bancaire au préalable (montant TTC):

• Stand Basique de 3 x 3m: 700.- CHF
• Grand Stand de 4-8m x 3m: 900.- CHF
• Food Truck: 1'100.- CHF
• Truck/Stand café: 700.- CHF
• Boutique culinaires ou épicerie: 400.- CHF

Après confirmation de votre inscription par les organisateurs, vous devrez payer l’acompte dans le délai qui vous sera indiqué. Ce n’est qu’à ce moment que l'espace pour votre Food Truck/stand sera garanti. Le cas échéant, sans réception du virement, l’espace sera remis au prochain sur la liste d’attente. Il n’y aura qu’un seul rappel.
IMPORTANT : Le solde du paiement, qui complétera l’équivalent des 10% de votre chiffre d’affaires, devra être payé par transfert bancaire dans les 7 jours suivant la manifestation.
IMPORTANT : Les acomptes ne sont pas remboursés.

Exemple de calcul 1 :
Vous louez un espace et payer votre acompte initial.
Vous vendez vos plats pendant 3 jours pour un chiffre d'affaire total de 14'000.- CHF
Vous devez 10% de votre chiffre d’affaires pour la location de l’espace, donc 1'400.- CHF.
Il vous reste à déduire des 1'400.-CHF le montant de l'acompte initial pour calculer votre solde à payer:
Un Food Truck devra verser encore 300.- CHF (1'400-1'100=300.- CHF), un Stand Basique devra payer 700.- CHF (1'400-700=700.- CHF), un Grand Stand devra payer 500.- CHF (1'400-900=500.- CHF) etc...

Exemple de calcul 2 :
Vous louez un espace et payer votre acompte initial.
Vous vendez vos plats pendant 3 jours pour un chiffre d'affaire total de 5'000.- CHF.
Les 10% de votre chiffre d'affaires (500.- CHF) est inférieur à l’acompte, vous ne devez donc rien verser en plus mais aucune part de l'acompte ne vous sera remboursée.

Précisions : cette manière de calculer les cotisations est totalement basée sur la confiance. Nous ne pourrons pas vérifier vos chiffres d’affaires en détail, étant donné qu’il n’y aura pas de système de caisse centralisé. Nous comptons sur votre collaboration. Nous voulons donner la possibilité aux plus petits exposants de participer, et de cette manière nous créons une situation d’équité pour tous. Si nous avons l’impression que les chiffres annoncés sont volontairement faussés, nous reverrons notre sélection des participants lors de la prochaine édition.

 b.     Caution
Un dépôt de 200.- CHF sera ajouté aux frais d'inscription de chaque Food Truck/stand. La rétribution de cette somme se fera comptant sur place à la fin du Festival. Des frais peuvent être retenus par les organisateurs sur ce montant dans les cas suivants :

• Non respect des conditions générales du Festival (vente de boisson, surconsommation d'électricité par rapport à la nécessité indiquée etc)
• Départ anticipé par rapport à l'heure fixée par le Festival
• Propreté jugée insatisfaisante de l'espace mis à disposition (poubelles laissées, taches au sol etc)
• Dommage causés au matériel mis à disposition ou loué
• Non-utilisation de vaisselle éco-responsable
• Non-conformité aux critères sanitaires en vigueurs dans le canton (SCAV)
• Comportement inadapté au bon fonctionnement du Festival

 c.     Désistement
Une fois inscrits et sélectionnés, les Food Truck/stands s’engagent à participer au Festival dans son intégralité. En cas de désistement, les frais d’inscription ne pourront pas être remboursés.
Dans certains cas particuliers, les organisateurs peuvent annuler une inscription même après confirmation, les frais d'inscriptions seront à ce moment là remboursés.

2.     Location de matériel
Les frais de participation ne concernent que l'emplacement, aucun matériel n'est mis à disposition gratuitement. Si besoin, la liste de matériel disponible à la location est la suivante:

• Stands couverts composés d'une tente (voir croquis ci-dessous, longueur: 3m, largeur: 3m, hauteur max: 2.95m) et d'une table (longueur 250cm, largeur 60cm) le tout à 150.- CHF
• Table individuelle (longueur 250cm, largeur 60cm) à 20.- CHF
• Frigos (hauteur 158cm, longueur 62cm, profondeur 62cm, volume 305lt., 4 tablars de rangement) à 50.- CHF. Ces frigos sont réservés aux stands.
• Les Food Trucks ont l'option de réserver un emplacement pour un camion frigorifique pour 150.- CHF.

Les réservations sont à faire dans le formulaire d’inscription.

3.     Montage et démontage
Le montage commence le vendredi à 10h.
Le démontage commence le dimanche à 21h. Il faudra avoir quitté les lieux le soir même.
Un horaire précis sera envoyé aux Food Trucks et stands sélectionnés.
IMPORTANT : Un démontage avant l’heure de fin officielle n’est pas autorisé (voir point 1b).

4.     Infrastructure et technique
Les installations suivantes seront mises à disposition :

• Éclairage général du lieu (prévoyez de la lumière led pour éclairer votre propre Food Truck/stand)
• Source et panneaux électriques afin de brancher votre Food Truck/stand
• Containers pour le tri des déchets et du recyclage. Le traitement des ordures est inclus dans le prix.
• Une station de nettoyage avec un accès à l’eau froide courante (il n’y aura pas un accès à l’eau individuel pour chaque Food Truck/stand). Nous comptons sur chacun pour que la station de lavage reste propre. Aucun produit de nettoyage ou matériel de séchage ne sera fourni.
• Toilettes

5.     Électricité 
Il est très important de nous indiquer votre nécessité en électricité et la liste exhaustive de vos appareils électriques avec leur consommation en Watt. Les organisateurs ne pourront pas garantir de connections pour tous les appareils électriques non annoncés à l’avance. N'oubliez pas d'annoncer les éventuelles lumières que vous aurez sur votre stand et de choisir des options à basse consommation, tel les LED. Chaque Food Truck/stand doit apporter ses rallonges, câbles et adaptateurs suisses pour se connecter aux panneaux électriques. Il s’agit de câbles d’une longueur minimum de 20m.
IMPORTANT : Nous exigeons que tous les Food Trucks/stands utilisent du matériel professionnel étanche pour usage extérieur. Des coupures de courant peuvent avoir lieu pendant l’événement. Les organisateurs ne prennent pas la responsabilité d’une éventuelle perte de ventes sur cette phase.

 6.     Ordre et nettoyage
Chaque participant doit maintenir son Food Truck/stand propre tout au long de la manifestation et doit laisser son espace entièrement propre le dimanche soir en quittant les lieux.
IMPORTANT: interdiction absolue de déverser de l’huile dans les éviers, les toilettes ou les égouts sous peine d'amende. Des bidons seront mis à disposition à cet effet à la centrale de déchets. Il est interdit d'y déposer vos bidons, il faut impérativement verser l'huile dans les nôtres.
IMPORTANT: une protection au sol est obligatoire pour tous les stands. Elle est également obligatoire pour les Food Trucks susceptibles de tacher le sol avec des substances telles que huiles, graisses ou autre afin de respecter les lieux utilisés. En cas de dégâts, les frais seront retenus sur la caution (voir point 1b).

7.     Déchets
Chaque stand doit se munir d’une poubelle pour ses propres déchets et doit les déposer lui même à la centrale de tri où des containers seront mis à disposition. Le PET, le verre, le carton, l'aluminium, les déchets incinérables et l'huile doivent être jetés dans les containers correspondants.

8.     Vaisselle et couverts
Chaque Food Truck/stand est responsable de ses fournitures et de son approvisionnement. Pour la vaisselle et les couverts,  il est obligatoire de choisir du matériel jetable provoquant un minimum de déchet, ou de choisir une option éco-responsable (pas de plastique ni de polystyrène).  En cas de non respect des consignes, 50.- CHF seront prélevés sur la caution (voir point 1b) et reversés à une association à but écologique choisie par le Festival.

 9.     Hygiène
Chaque Food Truck/stand est responsable de garantir une hygiène irréprochable de son équipement et de sa nourriture et doit être aux normes des exigences sanitaires du Canton de Vaud. Chacun doit être obligatoirement annoncé au SCAV en remplissant ce formulaire. Un contrôle sanitaire officiel aura lieu. Chaque Food Truck/stand doit obligatoirement avoir sur son emplacement un bidon d'eau, du savon et un linge pour se laver et sécher les mains, ainsi qu'un thermomètre dans son frigo.
IMPORTANT : Si le règlement n’est pas respecté, votre participation sera définitivement refusée pour toutes les prochaines éditions.

10.     Sécurité et prévention
Pendant les 3 jours de l’événement, une sécurité 24h/24h sera mise en place par contre aucun vol ou dégâts ne sera prise en charge par les organisateurs. Les Food Trucks/stands sont responsables de leurs valeurs.

Pour tous les Food Trucks/stands qui comptent cuisiner sur place, il est obligatoire d'être équipé d’une couverture anti-feu (si friteuse/huile/graisse) et/ ou d’un extincteur (si feu ouvert, gaz).

11.     Assurance
Assurance pour les personnes et les dégâts matériels : Chaque stand doit avoir une assurance responsabilité civile suffisante pour le dédommagement de tiers personnes. Les teneurs de Food Trucks/stands ne peuvent facturer aucune responsabilité contre l'organisateur. Les organisateurs ne prennent pas la responsabilité en cas de vols, ni pendant les heures d'ouverture du Festival, ni pendant la nuit.
Si le Festival devait être annulé pour raison extrême (catastrophe naturelle ou politique), les organisateurs ne pourront pas accepter de réclamations et ne pourront pas rembourser les frais d’inscriptions. Le Festival est maintenu par toute météo.

12.     Communication et droit d’utilisation de l’image
Tous les exposants peuvent communiquer l’événement par tous les médias. Une invitation Facebook ainsi que des flyers imprimés vous seront envoyés. Il est recommandé à tous les exposants de communiquer un maximum avant l’événement, par des mailings ou autre moyens directs.

13.     Places de parking
Il n’y a pas de parking mis à disposition pour l’événement.

14.     Personnes de contact
Pour toute question complémentaire, adressez-vous toujours à Pascale Clemann ou Lara Mai Vo Van.

 Ce règlement peut être soumis à des changements. Consultez-le régulièrement.

Vevey 2018